Электронный счет на оплату в Казахстане: пошаговое руководство

Что такое счет на оплату

Счет на оплату – это инициативный документ, который в деловом обороте служит предложением заключить сделку и содержит предложение о проведении оплаты за товары, работы или услуги.

• Счет на оплату можно выставлять в рамках уже существующего соглашения или использовать как самостоятельное предложение (оферту).
• С юридической точки зрения, выставленный счет на оплату ни к чему не обязывает покупателя до момента оплаты.
• Как только оплата по счету произведена, это действие считается акцептом (принятием условий оферты) и равносильно заключению договора на условиях, указанных в счете.

Инструменты для выставления счетов

Чтобы выставлять счета быстро и удобно, предприниматели в Казахстане активно используют банковские приложения и платформы. Среди популярных систем, которые предоставляют такие возможности, можно выделить:

• Kaspi Pay. Использует сервисы Мобильный POS и Smart POS для удаленного приема платежей.
• Bank CenterCredit (BCC). Предлагает сервис «Удаленный счёт на оплату» через свое приложение.
• Halyk Bank. Система Onlinebank доступна как для крупного и среднего бизнеса (с возможностью интеграции, например, с 1С Предприятие), так и для малого бизнеса.
• ForteBank. Предоставляет бизнесу интернет-банкинг с возможностью проведения платежей, переводов, мониторинга движения средств и получения электронных выписок.

Для начала работы предпринимателю необходимо установить соответствующее приложение и пройти авторизацию как юридическое лицо (ТОО) или индивидуальный предприниматель (ИП).

Обратите внимание: интерфейсы приложений для бизнеса (для юрлиц/ИП) и для физических лиц отличаются. В зависимости от вашей роли в компании (собственник, бухгалтер или кассир), список доступных операций может варьироваться.

Как выставить счет на оплату онлайн

Процедура выставления счета на оплату отличается в зависимости от выбранного банка, но соответствует общим принципам.

Шаг 1: настройка данных продавца. Внесите или проверьте данные вашего юридического лица/ИП: полное название, юридический адрес, БИН/ИИН, а также банковские реквизиты (ИИК, БИК). При последующем выставлении счета эти сведения отобразятся автоматически.

Шаг 2: внесение данных покупателя. На этом этапе вы указываете, кому именно предназначен счет.

• Если работаете с юридическими лицами или ИП, выберите контрагента из существующего списка или добавьте нового, введя его БИН/ИИН. Система автоматически подтянет остальные реквизиты.
• Если используете сервисы удаленной оплаты (например, в Kaspi или BCC), достаточно ввести номер телефона клиента.

Шаг 3: Формирование позиций и суммы. В специальной форме укажите наименование товара или услуги, количество и цену за единицу. Приложение самостоятельно рассчитает общую сумму к оплате. Важно сразу добавить все необходимые уточнения, включая срок действия счета и краткое, но точное назначение платежа.

Шаг 4: проверка и отправка счета. На заключительном этапе проверьте данные, особенно реквизиты и итоговую сумму. После подтверждения нажмите кнопку «Выставить счет» или «Отправить». 

В зависимости от выбранного инструмента, готовый документ либо отправляется клиенту напрямую (например, через Push-уведомление), либо сохраняется в PDF-формате для самостоятельной пересылки.

О чем важно знать

Использование цифровых инструментов для выставления счетов упрощает работу, но предпринимателю важно помнить о нескольких ключевых аспектах.

Юридическая сила счета и первичные документы

Счет на оплату не является Первичным учетным документом (ПУД), обязательным для оформления сделки в Казахстане.

Для бухгалтерского и налогового учета (подтверждения дохода/расхода, вычета НДС) обязательны к оформлению ПУД, подтверждающие факт совершения операции. К ним относятся:

• Акт выполненных работ (АВР) или Накладная на отпуск запасов.
• Электронный счет-фактура (ЭСФ) – обязателен для плательщиков НДС.

Применение контрольно-кассовой машины (ККМ)

Обязанность пробивать фискальный чек зависит от способа денежного расчета. Прием денежных расчетов на территории РК производится с применением ККМ с функцией фиксации или передачи данных. Это касается всех платежей от физических лиц (в том числе через сервисы удаленной оплаты, когда клиент платит с личной карты).

Срок оплаты и комиссии

Срок оплаты. Желательно указывать срок действия счета (например, 3 или 5 банковских дней). После истечения этого срока счет может считаться недействительным, что предотвратит недоразумения с покупателем.

Комиссии и тарифы. Важно учитывать тарифы выбранного вами банковского сервиса, так как они могут включать комиссии за прием платежей и абонентскую плату.

Современные сервисы предлагают предпринимателям инструменты, которые позволяют быстро формировать документы и получать оплату дистанционно. Но важно не забывать о необходимости своевременного оформления документов для корректного ведения бухгалтерского учета.

На финансовом маркетплейсе MoneyPanda можно бесплатно сравнить предложения от разных МФО и выбрать самый выгодный микрозайм