Командировочные расходы в РК 2025: нормы, расчет и оформление

Трудовое законодательство Казахстана предусматривает специальный алгоритм выплаты командировочных и суточных для сотрудников, отправляющихся в поездку по рабочей необходимости. Как оплачивается командировка в РК, а также другие детали оформления командировок – в нашем материале.

Порядок оформления командировки

Командировка оформляется в соответствии с нормами трудового законодательства и внутренних документов предприятия:

• Составляется приказ о направлении в командировку. В нем указываются полное имя сотрудника, его должность, сроки и цель командировки. Работник должен подписать приказ до поездки;
• Служебное задание, в котором описываются конкретные задачи командировки;
• Командировочное удостоверение используется для подтверждения факта нахождения в командировке и может служить основанием для определения времени пребывания. Это требование не является обязательным;
• Некоторые категории работников (беременные женщины, несовершеннолетние, сотрудники с инвалидностью) подписывают письменное согласие на командировку;
• Отдел кадров отмечает дни командировок в табеле буквой «К»;   
• Сотруднику выдается аванс на расходы (суточные, проездные) до начала поездки;
• После окончания поездки сотрудник обязан предоставить авансовый отчет с подтверждающими документами (чеками) о расходах на проживание, проезд и другие понесенные затраты.
• Расходы на командировку учитываются при формировании налоговой декларации организации.

Из чего складываются командировочные расходы

• Суточные – деньги, которые работник получает на питание, проезд на месте и другие нужды. Выплачиваются за каждый день командировки, в том числе время в пути;
• Фактические затраты на проезд к месту назначения и обратно, включая оплату билетов или топлива для служебного транспорта;
• Расходы по найму жилого помещения: возмещаются фактические затраты на аренду жилья при предъявлении подтверждающих документов (фискальный чек, счет-фактура и т.д.);
• Командировочные расходы также могут включать другие понесенные затраты при наличии соответствующих документов;
• На время командировки за сотрудником сохраняется его зарплата. То есть, суточные выплачиваются сверх оплаты труда.

Размеры и нормы возмещения командировочных

Суточные при командировках по Казахстану ограничены 6 МРП в день – это 23 592 тенге в 2025 году (один МРП – 3932 тенге). Суточные за пределами РК могут доходить до 8 МРП в день (31 456 тенге), однако не должны превышать предельных валютных норм в долларах и евро.

«Размер суточных может быть любого размера, установленного по решению работодателя, но при этом суточные не более 6-кратного размера МРП, в пределах РК и не более 8-кратного размера МРП за пределами РК будут относиться на вычеты через расходы по командировке, а сверх этих сумм будет признаваться доходом сотрудника и облагаться всеми налогами по заработной плате», – поясняют юристы портала Zakon.kz. 

Также стоит отметить, что расчет командировочных для сотрудников частных и государственных структур имеет различия. Так, суточные для государственных служащих при командировках по Казахстану составляют максимально 2 МРП (7864 тенге), тогда как частные компании вправе сами устанавливать размер суточных, отталкиваясь от своего бюджета и доналогового порога в 6 МРП.

Суточные в командировке: расчет и налоговые аспекты

Как сказано выше, в частных компаниях руководство может само устанавливать размер суточных. Однако лимиты в 6 и 8 МРП для командировок по РК и за рубежом соответственно устанавливают налоговые ограничения: если суточные не превышают этих пределов, то при уплате налогов их можно будет отнести на вычет по КПН. Если же превышают, то с точки зрения налогового законодательства такие суточные уже будут считаться доходом работника, а значит с них придется уплатить дополнительные налоги.

Например, суточные при командировке внутри РК составили 10 МРП в день. Разница между номинальным лимитом – 4 МРП. Значит, с четырех МРП за каждый день, когда выплачивались суточные, работодателю нужно будет уплатить налоги. По сути, для расчета командировочных в Казахстане даже не нужен специальный онлайн-калькулятор: размер суточных на один день умножается на число дней командировки, плюс к этому добавляются расходы на проезд и наем жилья. 

Сколько может длиться командировка?

Минимальный и максимальный сроки законом не ограничиваются, однако есть особенность с точки зрения налогообложения. Если срок командировки превышает 40 дней, то суточные, полученные за каждый последующий день, признаются доходом работника и облагаются стандартным набором налогов: пенсионными взносами, взносом на соцстрахование, индивидуальным подоходным налогом и так далее.

Возмещение затрат: проезд, жилье и питание

Суточные выдаются сотруднику для оплаты питания, проезда на месте командировки и других повседневных нужд, поэтому отчитываться за них не нужно.

В случае с проездом и проживанием возможны два варианта: либо работодатель покупает билеты и заранее оплачивает гостиницу, либо это делает сам работник, а потом получает возмещение расходов. Для компенсации нужно собрать и сдать в бухгалтерию билет на поезд/автобус либо посадочный талон с авиарейса. Впрочем, билеты либо посадочный талон нужно сохранить и сдать в бухгалтерию даже если работодатель сам оплачивал поездку.

То же самое касается оформления в гостинице счета-фактуры, выписанной на реквизиты работодателя. При найме жилья у частного лица нужно заключить договор и получить фискальный чек. 

Подача авансового отчета после командировки

По возвращении из командировки работник должен составить и передать в бухгалтерию авансовый отчет. Его форма едина и установлена приказом Министерства финансов.

Формально считается, что остатки неизрасходованных суточных работник должен вернуть работодателю, но по факту обычно этого не происходит. При этом при перерасходе средств, когда работник тратил свои деньги на пребывание в командировке, можно тоже попросить возмещение, но только если удастся доказать обоснованность трат.

В целом к авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие основные траты: билеты на поезд/автобус, посадочный талон на самолет, счет-фактура из гостиницы.

Особенности командировок за пределы Казахстана

Нормативы оформления командировки те же, что и при поездках по РК, но есть специфичный аспект, касающийся обмена валюты. Деньги на командировочные расходы перечисляются сотруднику в тенге, курс определяется по чеку из обменника. При выплате компенсации расходов по приезду курс принимается по дате оплаты командировочных расходов работника.